Ab 2018 Selbstkostenpauschale in Höhe von 15 Euro

Liebe Up2You-Friends,

wir hatten bislang immer ganz tolle Sessions! - Finanziell läßt sich das Konzept allerdings leider nicht weiterhin auf freiwilliger Spendenbasis tragen, so dass ab der neunten Up2You-Session eine Selbstkostenpauschale in Höhe von 15 Euro pro Anmeldung erhoben werden muß. Konkreter Anlaß ist eine Preiserhöhung des Proberaum-Anbieters, bei dem wir zur Zeit überwiegend die Sessions abhalten. Es hat sich zwar ohnehin bislang nie aus den Spenden eine Kostendeckung ergeben, aber mit der Preiserhöhung würde sich die nötige Zulage durch die Organisatoren nun nochmal erhöhen. Zudem ist es natürlich auch auf Dauer nicht fair, wenn einige Teilnehmer jedes Mal spenden und andere dies nie tun.

Es soll allerdings zugleich auch eine entsprechende Kostentransparenz geschaffen werden, so dass ihr die Höhe der künftigen Pauschale gut nachvollziehen könnt:

Die beiden hochgradig (meistens mit Flügeln, Keyboards, Drumsets, Congas, Amps uvm.) ausgestatteten Proberäume, die wir für jeweils 6 Stunden anmieten, kosten pro Session küftig zusammen 240 Euro. Bislang hatten wir zwischen 10 und 23 Teilnehmer, im Durchschnitt waren es rund 16 Teilnehmer. Daraus ergeben sich die künftig 15 Euro pro Teilnehmer.

Hinzu kommen weitere Kosten, z.B. pro Session i.d.R. eine zweimalige Extra-Anfahrt (für die Schlüssel-Abholung und die Schlüssel-Rückgabe), etwaige Druck-Kosten für Promotion-Material (z.B. Up2You-Visitenkarten für die weitere Bekanntmachung des Projekts) und immer wieder auch Kosten für die Anschaffung bestimmter Utensilien (z.B. zusätzliche Kabel). Diese weiteren Kosten können voraussichtlich durch einen künftig noch leicht ansteigenden Durchschnitt an Teilnehmern gedeckt werden; die Teilnehmeranzahl ist nach oben zwar raum- und konzepbedingt nur begrenzt dehnbar, aber wir werden es dennoch jetzt erst einmal bei den 15 Euro belassen und auf dieser Basis mal schauen, wie sich das Projekt weiterentwickelt.

Der Betrag ist dann von jedem Teilnehmer immer vor Ort, also zu Beginn der entsprechenden Session, zu entrichten (Überweisungen im Vorfeld wären ein zu hoher Verwaltungsaufwand). Bei Nichterscheinen ohne Absage sind die 15 Euro bei der nächsten Teilnahme mitzuentrichten. Gleiches gilt bei Absagen innerhalb der letzten zehn Tage vor dem Session-Termin. Sofern eine Absage früher als zehn Tage vor dem betreffenden Session-Termin erfolgt oder der betreffende Musiker sich nicht noch ein weiteres Mal zu einer Session anmeldet, gilt die Anmeldegebühr i.d.R. als storniert. Der genannte Zeitraum von 10 Tagen ist dadurch bedingt, dass bei kurzfristigen Absagen nur noch sehr schwer Ersatz gefunden werden kann und insofern auch ein besonders hohes Risiko besteht, dass wir alle Teilnehmer in einen Proberaum zusammenlegen müssen, und dass wir selbst aber nur innerhalb von einer Woche einen Raum stornieren können.

Für den Fall von Kosten-Unterdeckungen wird - zumindest anfänglich, wo erst einmal etwas geringere Teilnehmerzahlen aufgrund der hiesigen Änderung denkbar sind - weiterhin auch noch die Spendenbox aufgestellt.
Etwaige Überschüsse, die insbesondere bei nachhaltig hoher Teilnehmerzahl anfallen könnten, können wegen der wie gesagt nach oben nur begrenzt dehnbaren Teilnehmerzahl bestenfalls ein geringes Maß erreichen, sollen aber grundsätzlich ebenfalls für das Projekt verwendet werden (Promo-Material etc.; siehe dazu auch oben).

Wir bitten für die Änderung der Finanzierung, die erstmals für die im Januar 2018 stattfindende 9. Up2You-Session gilt, um Verständnis und hoffen natürlich, dass ihr Euch trotzdem über die bisherige Anschub-Finanzierung seitens der Organisation und der freiwilligen Spender freuen könnt. Zudem dürften 15 Euro für ein 6-stündiges und gut organisiertes Vergnügen für die Teilnehmer ja auch sicherlich ohnehin gut tragbar sein ;-)